Esternalizzare la contabilità salariale: amministrazione dei salari, assicurazioni sociali e imposta alla fonte per PMI

Amministrazione dei salari in Svizzera: che cosa comprende

Dietro ogni pagamento del salario ci sono deduzioni e contributi del datore di lavoro che vanno calcolati correttamente e versati a diversi enti. Gli errori emergono spesso solo in occasione di un controllo del datore di lavoro da parte della cassa di compensazione o di una revisione dell'amministrazione delle contribuzioni – e possono allora essere richiesti retroattivamente per diversi anni.

• Salario lordo, indennità e spese
• Deduzioni per AVS/AI/IPG, AD, infortuni non professionali, indennità giornaliera di malattia e cassa pensione
• Imposta alla fonte per i collaboratori soggetti
• Assegni familiari
• Pagamento e contabilizzazione

Esternalizzare la contabilità salariale: i vantaggi per le PMI

Nelle piccole aziende i salari li gestisce spesso la direzione stessa o una persona accanto al proprio compito principale. Funziona finché qualcuno si assenta, si presenta un caso particolare o cambiano le regole. Chi esternalizza la contabilità salariale ha procedure fisse, competenze aggiornate e una supplenza.

• Nessun programma salari proprio e nessun aggiornamento necessario
• Le modifiche di legge sono considerate costantemente
• I dati salariali confidenziali restano al di fuori del team
• Costi pianificabili invece di fatturazione a ore

Notifiche alle assicurazioni sociali: AVS, LPP, LAINF e indennità giornaliera di malattia

Come datore di lavoro siete affiliati a una cassa di compensazione AVS. Durante l'anno pagate contributi d'acconto, dopo la fine dell'anno notificate i salari effettivi per persona. Anche l'assicurazione infortuni e quella d'indennità giornaliera di malattia conteggiano in base alla somma salariale notificata, e la cassa pensione ha bisogno di entrate, uscite e modifiche salariali.

Con la procedura unitaria di comunicazione salari (PUCS) molte di queste notifiche si possono trasmettere in un solo passo dal programma salari. Impostiamo le procedure in modo che nessuna notifica vada dimenticata.

Conteggio dell'imposta alla fonte per datori di lavoro

I collaboratori stranieri senza permesso di domicilio C e i frontalieri sono di regola tassati alla fonte. Come datore di lavoro determinate la tariffa, trattenete l'imposta dal salario e la conteggiate con l'amministrazione cantonale delle contribuzioni. La tariffa dipende tra l'altro dallo stato civile, dai figli, dal reddito della o del partner e, per i frontalieri, dal Paese di residenza.

Se cambia qualcosa in questi dati, la tariffa va adeguata, se necessario retroattivamente. Per collaboratori in più Cantoni o con domicilio all'estero valgono regole supplementari. In caso di trattenuta errata risponde il datore di lavoro.

• Notificare i nuovi collaboratori soggetti all'imposta alla fonte
• Verificare tariffa e attestazioni
• Inoltrare il conteggio per ogni Cantone entro i termini
• Gestire correzioni e domande
• Rilasciare le attestazioni dell'imposta alla fonte

Entrate e uscite senza lacune

All'entrata serve più del contratto di lavoro: annunci alla cassa pensione e alla cassa di compensazione, la verifica dell'assoggettamento all'imposta alla fonte, per i collaboratori stranieri il permesso e per i frontalieri le attestazioni del Paese di residenza.

All'uscita seguono le disdette, il conteggio finale con saldi di vacanze e ore supplementari, il certificato di salario e le indicazioni alla persona uscente sulle assicurazioni che dopo l'uscita restano in vigore solo per un periodo limitato. Lavoriamo con liste di controllo, affinché ogni notifica avvenga al momento giusto.

Le scadenze più importanti dell'anno salariale

Molte scadenze si ripetono ogni anno. Le date esatte dipendono da cassa di compensazione, Cantone e assicuratori, per questo le gestiamo singolarmente per ogni azienda:

• Mensilmente: conteggio e pagamento dei salari
• Mensilmente, trimestralmente o annualmente a seconda del Cantone: conteggio dell'imposta alla fonte
• Costantemente: contributi d'acconto alla cassa di compensazione
• Dopo la fine dell'anno: attestazione dei salari alla cassa di compensazione e somme salariali agli assicuratori
• A inizio anno: certificati di salario ai collaboratori

Errori tipici nell'amministrazione dei salari

Questi errori portano più spesso a recuperi:

• Tariffa dell'imposta alla fonte non adeguata dopo matrimonio o nascita
• Collaboratori annunciati troppo tardi alla cassa pensione
• Bonus o spese forfettarie conteggiati in modo errato
• Grado d'occupazione inferiore a otto ore settimanali non considerato nell'assicurazione infortuni non professionali
• Uscite non notificate

Come PROFINIO lavora con voi

Comunicate modifiche come entrate, adeguamenti salariali o assenze tramite il portale clienti. Allestiamo i conteggi salariali, trasmettiamo le notifiche e vi sottoponiamo i documenti per l'approvazione. Così mantenete il controllo senza dovervi occupare di moduli e termini.

Domande frequenti