Lohnbuchhaltung auslagern: Lohnadministration, Sozialversicherungen und Quellensteuer für KMU

Lohnadministration in der Schweiz: das gehört dazu

Hinter jeder Lohnzahlung stehen Abzüge und Arbeitgeberbeiträge, die richtig berechnet und an verschiedene Stellen abgeliefert werden müssen. Fehler fallen oft erst bei einer Arbeitgeberkontrolle der Ausgleichskasse oder einer Revision der Steuerverwaltung auf – und können dann für mehrere Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

• Bruttolohn, Zulagen und Spesen
• Abzüge für AHV/IV/EO, ALV, Nichtberufsunfall, Krankentaggeld und Pensionskasse
• Quellensteuer bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden
• Familienzulagen
• Auszahlung und Verbuchung

Lohnbuchhaltung auslagern: die Vorteile für KMU

In kleinen Unternehmen erledigt oft die Geschäftsführung selbst oder eine Person neben ihrer eigentlichen Aufgabe die Löhne. Das funktioniert, bis jemand ausfällt, ein Sonderfall auftritt oder sich die Regeln ändern. Wer die Lohnbuchhaltung auslagert, hat feste Abläufe, aktuelles Fachwissen und eine Stellvertretung.

• Kein eigenes Lohnprogramm und keine Updates nötig
• Gesetzliche Änderungen werden laufend berücksichtigt
• Vertrauliche Lohndaten bleiben ausserhalb des Teams
• Planbare Kosten statt Aufwand nach Stunden

Sozialversicherungsmeldungen: AHV, BVG, UVG und Krankentaggeld

Als Arbeitgeber sind Sie einer AHV-Ausgleichskasse angeschlossen. Im Lauf des Jahres zahlen Sie Akontobeiträge, nach Jahresende melden Sie die effektiven Löhne pro Person. Auch Unfall- und Krankentaggeldversicherung rechnen mit der gemeldeten Lohnsumme ab, und die Pensionskasse braucht Ein- und Austritte sowie Lohnänderungen.

Mit dem elektronischen Lohnmeldeverfahren lassen sich viele dieser Meldungen in einem Schritt aus dem Lohnprogramm übermitteln. Wir richten die Abläufe so ein, dass keine Meldung vergessen geht.

Quellensteuer-Abrechnung für Arbeitgeber

Ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C und Grenzgänger werden in der Regel an der Quelle besteuert. Sie als Arbeitgeber bestimmen den Tarif, ziehen die Steuer vom Lohn ab und rechnen mit der kantonalen Steuerverwaltung ab. Der Tarif hängt unter anderem vom Zivilstand, von Kindern, vom Einkommen der Partnerin oder des Partners und bei Grenzgängern vom Wohnland ab.

Ändert sich etwas an diesen Angaben, muss der Tarif angepasst werden, falls nötig rückwirkend. Für Mitarbeitende in mehreren Kantonen oder mit Wohnsitz im Ausland gelten zusätzliche Regeln. Bei einem falschen Abzug haftet der Arbeitgeber.

• Neue quellensteuerpflichtige Mitarbeitende melden
• Tarif und Bescheinigungen prüfen
• Abrechnung je Kanton fristgerecht einreichen
• Korrekturen und Rückfragen bearbeiten
• Quellensteuerbescheinigungen ausstellen

Ein- und Austritte ohne Lücken

Bei einem Eintritt braucht es mehr als den Arbeitsvertrag: Anmeldungen bei Pensionskasse und Ausgleichskasse, die Prüfung der Quellensteuerpflicht, bei ausländischen Mitarbeitenden die Bewilligung und bei Grenzgängern die Bescheinigungen des Wohnlands.

Beim Austritt folgen Abmeldungen, die Schlussabrechnung mit Ferien- und Überzeitguthaben, der Lohnausweis und Hinweise an die austretende Person zu Versicherungen, die nach dem Austritt nur noch eine begrenzte Zeit weiterlaufen. Wir arbeiten mit Checklisten, damit jede Meldung zur richtigen Zeit erfolgt.

Die wichtigsten Termine im Lohnjahr

Viele Termine wiederholen sich jedes Jahr. Die genauen Daten hängen von Ausgleichskasse, Kanton und Versicherern ab, deshalb führen wir sie für jedes Unternehmen einzeln:

• Monatlich: Lohnabrechnung und Auszahlung
• Monatlich, quartalsweise oder jährlich je nach Kanton: Quellensteuer-Abrechnung
• Laufend: Akontobeiträge an die Ausgleichskasse
• Nach Jahresende: Lohnbescheinigung an die Ausgleichskasse und Lohnsummen an die Versicherer
• Zu Jahresbeginn: Lohnausweise an die Mitarbeitenden

Typische Fehler in der Lohnadministration

Diese Fehler führen am häufigsten zu Nachforderungen:

• Quellensteuer-Tarif nach Heirat oder Geburt nicht angepasst
• Mitarbeitende zu spät bei der Pensionskasse angemeldet
• Boni oder Spesenpauschalen falsch abgerechnet
• Pensum unter acht Wochenstunden bei der Nichtberufsunfallversicherung nicht berücksichtigt
• Austritte nicht abgemeldet

So arbeitet PROFINIO mit Ihnen zusammen

Sie melden Änderungen wie Eintritte, Lohnanpassungen oder Abwesenheiten über das Kundenportal. Wir erstellen die Lohnabrechnungen, übermitteln die Meldungen und legen Ihnen die Unterlagen zur Freigabe vor. So behalten Sie die Kontrolle und müssen sich nicht um Formulare und Fristen kümmern.

Häufige Fragen