Grenzgänger aus Deutschland anstellen
Grenzgänger aus Deutschland anstellen: Quellensteuer, Gre-1 und Sozialversicherung
Sie stellen Mitarbeitende mit Wohnsitz in Deutschland ein? Hier finden Sie, was Sie als Schweizer Arbeitgeber wissen müssen – von der Bewilligung G über die begrenzte Quellensteuer bis zur 60-Tage-Regel.
Grenzgänger aus Deutschland: die Ausgangslage für Arbeitgeber
Deutschland ist für viele Unternehmen in der Nordwestschweiz, im Raum Basel, Schaffhausen und Zürich sowie am Bodensee der wichtigste Rekrutierungsmarkt. Für Sie als Arbeitgeber gelten bei Grenzgängern aus Deutschland besondere Regeln, vor allem bei der Quellensteuer: Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Deutschland enthält eine eigene Grenzgängerregel.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Bewilligung und Steuerstatus: Für die Bewilligung G genügt die wöchentliche Rückkehr an den Wohnort, für die steuerliche Grenzgängerregel wird grundsätzlich die tägliche Rückkehr verlangt. Eine Person mit Ausweis G ist deshalb nicht automatisch steuerlich Grenzgänger.
Bewilligung G für Mitarbeitende aus Deutschland
Deutsche Staatsangehörige profitieren vom Freizügigkeitsabkommen. Mit einem Arbeitsvertrag erhalten sie in der Regel die Grenzgängerbewilligung G beim Migrationsamt des Arbeitskantons. Das Gesuch können Sie als Arbeitgeber einreichen; dafür brauchen Sie meist den Arbeitsvertrag, ein Ausweisdokument und einen Nachweis des Wohnsitzes.
Wohnt die Person in Deutschland, besitzt aber eine andere Staatsangehörigkeit, gelten je nach Herkunft andere Regeln. Klären Sie das vor der Vertragsunterzeichnung.
Quellensteuer: höchstens 4,5 Prozent mit Ansässigkeitsbescheinigung
Nach Artikel 15a des Doppelbesteuerungsabkommens wird der Lohn von Grenzgängern grundsätzlich in Deutschland besteuert. Die Schweiz darf eine Quellensteuer von höchstens 4,5 Prozent des Bruttolohns erheben, die in Deutschland angerechnet wird. Im Lohnprogramm verwenden Sie dafür eigene Tarife für Grenzgänger aus Deutschland.
Voraussetzung ist die Ansässigkeitsbescheinigung des deutschen Wohnsitzfinanzamts (Formular Gre-1), die Ihnen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter abgibt. Für die Folgejahre wird sie mit dem Formular Gre-2 verlängert. Liegt keine gültige Bescheinigung vor, wenden Sie in der Regel den ordentlichen Quellensteuertarif an – das ist für die Mitarbeitenden deutlich teurer und führt zu Rückfragen.
- Gre-1 vor der ersten Lohnzahlung einfordern
- Gültigkeit überwachen und Gre-2 rechtzeitig für jedes neue Jahr verlangen
- Begrenzten Tarif im Lohnprogramm nur mit gültiger Bescheinigung hinterlegen
- Bescheinigungen im Personaldossier aufbewahren
60-Tage-Regel: Nichtrückkehrtage erfassen und bescheinigen
Kehrt eine Person aus beruflichen Gründen an mehr als 60 Arbeitstagen im Kalenderjahr nicht an den Wohnort zurück, verliert sie den steuerlichen Grenzgängerstatus. Bei Teilzeit oder einem Eintritt während des Jahres wird die Grenze anteilig gekürzt. Typische Nichtrückkehrtage sind Geschäftsreisen mit Übernachtung, Montageeinsätze und mehrtägige Schulungen.
Sie als Arbeitgeber bescheinigen die Nichtrückkehrtage zum Jahresende mit dem Formular Gre-3. Fällt der Grenzgängerstatus weg, gelten andere Quellensteuerregeln. Erfassen Sie die Tage deshalb laufend, zum Beispiel in der Spesen- oder Reiseabrechnung, und nicht erst im Dezember.
Leitende Angestellte: besondere Regel im Abkommen
Für leitende Angestellte einer Schweizer Kapitalgesellschaft, etwa Geschäftsführerinnen, Direktoren oder Personen mit Prokura, sieht das Abkommen eine Sonderregel vor: Ihr Lohn kann unter bestimmten Voraussetzungen in der Schweiz besteuert werden, obwohl sie in Deutschland wohnen. Prüfen Sie die Besteuerung, bevor Sie eine solche Funktion vergeben oder eine Zeichnungsberechtigung erteilen.
Sozialversicherung und Homeoffice
Arbeitet die Person ausschliesslich in der Schweiz, ist sie hier sozialversichert: AHV/IV/EO, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung und – ab der Eintrittsschwelle – Pensionskasse. Sie rechnen wie bei allen anderen Mitarbeitenden ab.
Homeoffice in Deutschland verändert das Bild. Nach den allgemeinen Regeln kann die Versicherungspflicht ab 25 Prozent Arbeit im Wohnland nach Deutschland wechseln. Deutschland und die Schweiz wenden das Rahmenübereinkommen zur Telearbeit an: Auf Ihren Antrag bleibt die Person mit weniger als 50 Prozent Homeoffice in der Schweiz versichert. Als Nachweis dient die A1-Bescheinigung, die Sie über Ihre Ausgleichskasse beantragen.
Steuerlich sind Homeoffice-Tage bei Personen, die die Grenzgängerregel erfüllen, meist unkritisch. Bei Personen ausserhalb der Grenzgängerregel kann dagegen jeder Arbeitstag in Deutschland das Besteuerungsrecht verschieben. Halten Sie Homeoffice deshalb schriftlich fest.
Krankenversicherung: Optionsrecht Ihrer Mitarbeitenden
Grenzgänger aus Deutschland sind grundsätzlich in der Schweiz nach KVG versicherungspflichtig, können sich aber innerhalb von drei Monaten nach Arbeitsbeginn davon befreien lassen und sich in Deutschland versichern. Der Entscheid gilt in der Regel dauerhaft.
Für Sie als Arbeitgeber ist vor allem wichtig, ob und in welchem Umfang Sie sich bei einer Versicherung in Deutschland an den Beiträgen beteiligen. Das sollte vor Arbeitsbeginn geklärt und schriftlich festgehalten werden. Weisen Sie neue Mitarbeitende zudem auf die Frist hin – viele erfahren erst zu spät davon.
Checkliste: Grenzgänger aus Deutschland anstellen
Diese Schritte sollten vor oder kurz nach dem ersten Arbeitstag erledigt sein:
- Wohnsitz und tägliche Rückkehr klären
- Bewilligung G beim kantonalen Migrationsamt beantragen
- Gre-1 vor der ersten Lohnzahlung einfordern, Gre-2 jährlich
- Quellensteuer-Tarif für Grenzgänger aus Deutschland hinterlegen
- Bei Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung anmelden
- Homeoffice-Anteil vereinbaren und A1-Bescheinigung beantragen
- Nichtrückkehrtage laufend erfassen und Gre-3 zum Jahresende ausstellen
- Lohnausweis und Quellensteuerbescheinigung für die deutsche Steuererklärung bereitstellen
Typische Fehler bei Grenzgängern aus Deutschland
Diese Fehler führen am häufigsten zu Korrekturen und Nachforderungen:
- Begrenzter Tarif ohne gültige Gre-1 oder Gre-2 angewendet
- Nichtrückkehrtage durch Geschäftsreisen nicht erfasst
- Homeoffice ab 25 Prozent ohne Antrag nach dem Rahmenübereinkommen
- Kaderfunktion vergeben, ohne die Regel für leitende Angestellte zu prüfen
- Umzug der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in die Schweiz nicht nachgeführt
So unterstützt PROFINIO Sie bei Grenzgängern aus Deutschland
Wir richten die Quellensteuer für Ihre Grenzgänger aus Deutschland korrekt ein, überwachen Gre-1 und Gre-2, erfassen Nichtrückkehrtage und bereiten die Bescheinigungen zum Jahresende vor. Auf Wunsch übernehmen wir die gesamte Lohnadministration. Ihre Mitarbeitenden beraten wir zur Krankenversicherung und zu den Unterlagen für die deutsche Steuererklärung.
Häufige Fragen
Wie viel Quellensteuer ziehe ich bei Grenzgängern aus Deutschland ab?
Liegt eine gültige Ansässigkeitsbescheinigung vor, höchstens 4,5 Prozent des Bruttolohns. Der Lohn wird grundsätzlich in Deutschland versteuert, wo die Schweizer Steuer angerechnet wird. Ohne Bescheinigung wenden Sie in der Regel den ordentlichen Tarif an.
Was mache ich, wenn die Ansässigkeitsbescheinigung fehlt?
Ohne gültige Bescheinigung ziehen Sie in der Regel die Quellensteuer nach dem ordentlichen Tarif ab. Wird die Bescheinigung nachgereicht, kann der Abzug korrigiert werden. Fordern Sie die Gre-1 deshalb vor der ersten Lohnzahlung ein.
Wer bescheinigt die Nichtrückkehrtage?
Der Arbeitgeber. Mit dem Formular Gre-3 bestätigen Sie zum Jahresende, an wie vielen Arbeitstagen die Person aus beruflichen Gründen nicht an ihren Wohnort zurückgekehrt ist. Erfassen Sie die Tage deshalb laufend.
Zählen Homeoffice-Tage als Nichtrückkehrtage?
Nein. Nichtrückkehrtage sind Arbeitstage, an denen die Person aus beruflichen Gründen nicht an den Wohnort zurückkehrt. Im Homeoffice ist sie am Wohnort. Homeoffice kann aber andere Folgen haben, vor allem bei der Sozialversicherung.
Wie viel Homeoffice ist bei Grenzgängern aus Deutschland möglich?
Bei der Sozialversicherung kann die Zuständigkeit ab 25 Prozent Arbeit in Deutschland wechseln. Mit einem Antrag nach dem Rahmenübereinkommen zur Telearbeit bleibt die Person mit weniger als 50 Prozent Homeoffice in der Schweiz versichert. Steuerlich sollte das Modell vorab geprüft werden.
Müssen wir uns an der deutschen Krankenversicherung beteiligen?
Das hängt von der Wahl der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und den Umständen ab und sollte vor Arbeitsbeginn geklärt werden. Wir prüfen die Situation mit Ihnen und halten das Ergebnis schriftlich fest.
Gilt die Grenzgängerregel auch für Geschäftsführer?
Für leitende Angestellte einer Schweizer Kapitalgesellschaft gilt eine Sonderregel im Abkommen. Ihr Lohn kann unter bestimmten Voraussetzungen in der Schweiz besteuert werden. Lassen Sie das vor der Vergabe einer solchen Funktion prüfen.
Übernimmt PROFINIO die Quellensteuer-Abrechnung für Grenzgänger aus Deutschland?
Auf Wunsch ja. Wir hinterlegen die richtigen Tarife, überwachen die Bescheinigungen und rechnen mit der kantonalen Steuerverwaltung ab. Den Umfang halten wir in der Offerte fest.
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