Externaliser la gestion des salaires : administration des salaires, assurances sociales et impôt à la source pour PME

Administration des salaires en Suisse : ce qui en fait partie

Derrière chaque versement de salaire se trouvent des déductions et des cotisations de l'employeur qui doivent être calculées correctement et versées à différents organismes. Les erreurs n'apparaissent souvent qu'à l'occasion d'un contrôle d'employeur de la caisse de compensation ou d'une révision de l'administration fiscale – et peuvent alors être réclamées rétroactivement sur plusieurs années.

• Salaire brut, allocations et frais
• Déductions AVS/AI/APG, AC, accidents non professionnels, perte de gain maladie et caisse de pension
• Impôt à la source pour les collaborateurs qui y sont soumis
• Allocations familiales
• Versement et comptabilisation

Externaliser la gestion des salaires : les avantages pour les PME

Dans les petites entreprises, ce sont souvent la direction elle-même ou une personne en plus de sa tâche principale qui s'occupent des salaires. Cela fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un soit absent, qu'un cas particulier survienne ou que les règles changent. Qui externalise sa comptabilité salariale bénéficie de processus fixes, de connaissances à jour et d'une suppléance.

• Pas besoin de logiciel de salaires propre ni de mises à jour
• Les changements légaux sont pris en compte en continu
• Les données salariales confidentielles restent en dehors de l'équipe
• Des coûts planifiables plutôt qu'une facturation à l'heure

Annonces aux assurances sociales : AVS, LPP, LAA et perte de gain maladie

En tant qu'employeur, vous êtes affilié à une caisse de compensation AVS. En cours d'année, vous versez des acomptes de cotisations ; après la fin de l'année, vous déclarez les salaires effectifs par personne. L'assurance-accidents et l'assurance perte de gain maladie décomptent elles aussi sur la base de la masse salariale déclarée, et la caisse de pension a besoin des entrées et sorties ainsi que des modifications de salaire.

Avec la procédure unifiée de communication des salaires (PUCS), bon nombre de ces annonces peuvent être transmises en une seule étape depuis le logiciel de salaires. Nous organisons les processus de manière à ce qu'aucune annonce ne soit oubliée.

Décompte de l'impôt à la source pour les employeurs

Les collaborateurs étrangers sans permis d'établissement C et les frontaliers sont en règle générale imposés à la source. En tant qu'employeur, vous déterminez le barème, retenez l'impôt sur le salaire et le décomptez avec l'administration fiscale cantonale. Le barème dépend notamment de l'état civil, des enfants, du revenu de la ou du partenaire et, pour les frontaliers, du pays de résidence.

Si l'une de ces données change, le barème doit être adapté, si nécessaire rétroactivement. Pour les collaborateurs actifs dans plusieurs cantons ou domiciliés à l'étranger, des règles supplémentaires s'appliquent. En cas de retenue erronée, c'est l'employeur qui répond.

• Annoncer les nouveaux collaborateurs soumis à l'impôt à la source
• Vérifier barème et attestations
• Remettre le décompte par canton dans les délais
• Traiter les corrections et les questions
• Établir les attestations d'impôt à la source

Entrées et sorties sans lacunes

Une entrée demande plus que le contrat de travail : annonces à la caisse de pension et à la caisse de compensation, vérification de l'assujettissement à l'impôt à la source, le permis pour les collaborateurs étrangers et les attestations du pays de résidence pour les frontaliers.

À la sortie suivent les annonces de départ, le décompte final avec les soldes de vacances et d'heures supplémentaires, le certificat de salaire et les informations à la personne sortante sur les assurances qui ne continuent à courir que pour une durée limitée après la sortie. Nous travaillons avec des checklists, afin que chaque annonce soit faite au bon moment.

Les principales échéances de l'année salariale

De nombreuses échéances se répètent chaque année. Les dates exactes dépendent de la caisse de compensation, du canton et des assureurs, c'est pourquoi nous les tenons à jour individuellement pour chaque entreprise :

• Chaque mois : décompte et versement des salaires
• Chaque mois, trimestre ou année selon le canton : décompte de l'impôt à la source
• En continu : acomptes de cotisations à la caisse de compensation
• Après la fin de l'année : attestation de salaires à la caisse de compensation et masses salariales aux assureurs
• En début d'année : certificats de salaire aux collaborateurs

Erreurs fréquentes dans l'administration des salaires

Ces erreurs entraînent le plus souvent des rappels :

• Barème d'impôt à la source non adapté après un mariage ou une naissance
• Collaborateurs annoncés trop tard à la caisse de pension
• Bonus ou forfaits de frais mal décomptés
• Taux d'occupation inférieur à huit heures par semaine non pris en compte pour l'assurance-accidents non professionnels
• Sorties non annoncées

Comment PROFINIO travaille avec vous

Vous annoncez les changements comme les entrées, les adaptations de salaire ou les absences via le portail client. Nous établissons les fiches de salaire, transmettons les annonces et vous soumettons les documents pour validation. Vous gardez ainsi le contrôle sans devoir vous occuper des formulaires et des délais.

Questions fréquentes