Note legali
Dichiarazione sulla protezione dei dati
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati La informa su quali dati personali trattiamo quando Lei visita il nostro sito web, utilizza il nostro modulo di contatto, apre un conto nel portale clienti o si fa consigliare da noi in materia di assicurazioni, imposte, previdenza e trasferimento in Svizzera. Essa si applica al sito web profinio.swiss, al portale clienti (app.profinio.swiss) e al software di consulenza interno con cui le nostre consulenti e i nostri consulenti trattano le Sue richieste.
Trattiamo i dati personali in conformità alla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e all'Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa). Nella misura in cui il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD) sia applicabile a singoli trattamenti, in particolare per clienti con domicilio in Germania, Francia o Italia, rispettiamo anche le sue disposizioni.
1. Titolare del trattamento e contatto
Titolare dei trattamenti descritti nella presente dichiarazione è:
[Da completare prima della pubblicazione: Firma gemäss Handelsregister], [Da completare prima della pubblicazione: Rechtsform]
[Da completare prima della pubblicazione: Strasse und Hausnummer], [Da completare prima della pubblicazione: PLZ und Ort], Svizzera
E-mail: [Da completare prima della pubblicazione: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]
Telefono: [Da completare prima della pubblicazione: Telefonnummer]
Per tutte le domande relative alla protezione dei dati e all'esercizio dei Suoi diritti (sezione 11) La preghiamo di rivolgersi all'indirizzo e-mail indicato. «Profinio» è [Da completare prima della pubblicazione: eigene Firma oder Marke der genannten Firma].
Sezione opzionale: Datenschutzberater nach Art. 10 DSG – nur falls eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzberater ernannt wurde
La nostra consulente o il nostro consulente per la protezione dei dati (art. 10 LPD) è: [Da completare prima della pubblicazione: Name und Kontakt des Datenschutzberaters].
Sezione opzionale: EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO – falls Personen mit Wohnsitz in der EU, insbesondere Grenzgängerinnen und Grenzgänger, aktiv angesprochen werden und keine Ausnahme nach Art. 27 Abs. 2 DSGVO greift; juristisch prüfen
Per le persone con domicilio nell'Unione europea abbiamo designato il seguente rappresentante ai sensi dell'art. 27 RGPD: [Da completare prima della pubblicazione: Name, Adresse und Kontakt des EU-Vertreters].
2. Definizioni e campo di applicazione
I dati personali sono tutte le informazioni concernenti una persona identificata o identificabile. I dati personali degni di particolare protezione comprendono tra l'altro le informazioni sulla salute; tali informazioni possono essere contenute in documenti assicurativi (ad esempio modello di cassa malati, assicurazioni complementari, conteggi delle prestazioni). Il trattamento comprende qualsiasi operazione relativa a dati personali, come la raccolta, la memorizzazione, l'utilizzo, la comunicazione e la cancellazione.
La presente dichiarazione si applica a:
- il sito web pubblico profinio.swiss (raggiungibile anche tramite profinio.ch e profinio.it) con modulo di contatto,
- il portale clienti, in cui Lei registra il Suo profilo, carica documenti, registra le Sue assicurazioni e scambia messaggi con la Sua consulente o il Suo consulente,
- il software di consulenza (CRM), con cui i nostri collaboratori trattano le Sue richieste,
- le e-mail e le notifiche inviate da questi sistemi.
La presente dichiarazione non si applica ai siti web di terzi a cui rimandiamo tramite link.
3. Principi e basi giuridiche
Trattiamo i dati personali soltanto in modo lecito, secondo il principio della buona fede, in modo proporzionato e per gli scopi indicati al momento della raccolta o risultanti dalle circostanze. Raccogliamo soltanto le informazioni effettivamente necessarie per la consulenza (minimizzazione dei dati) e trattiamo i Suoi dati per il tempo necessario allo scopo o richiesto da obblighi legali (sezione 9).
Secondo la LPD, il trattamento di dati personali da parte di imprese private non richiede una base giuridica particolare, purché siano rispettati i principi legali. Per il trattamento dei dati personali degni di particolare protezione che riceviamo da Lei nell'ambito della consulenza, raccogliamo il Suo consenso esplicito (art. 6 cpv. 7 LPD). Nella misura in cui il RGPD sia applicabile, fondiamo i nostri trattamenti sulle seguenti basi:
- Contratto (art. 6 par. 1 lett. b RGPD): conto, profilo cliente, consulenza, documenti, messaggi, notifiche.
- Consenso esplicito (art. 6 par. 1 lett. a e art. 9 par. 2 lett. a RGPD): dati degni di particolare protezione, in particolare informazioni sulla salute contenute in documenti assicurativi; comunicazione ad assicuratori o partner; marketing, se offerto.
- Interesse legittimo (art. 6 par. 1 lett. f RGPD): sicurezza, registrazione delle attività, prevenzione degli abusi, copie di sicurezza, risposta alle richieste di contatto.
- Obbligo legale (art. 6 par. 1 lett. c RGPD): obblighi di conservazione, obblighi derivanti dalla sorveglianza degli assicuratori, obblighi di informazione verso le autorità.
Lei può revocare un consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro (sezione 11).
4. Trattamenti in dettaglio
4.1 Visita del sito web
Quando Lei accede a profinio.swiss, il nostro server web tratta i dati di connessione tecnicamente necessari: indirizzo IP, momento dell'accesso, pagina richiamata, quantità di dati trasmessi, tipo di browser e pagina visitata in precedenza (referrer), nella misura in cui il Suo browser trasmetta tali dati. Queste informazioni servono esclusivamente alla fornitura delle pagine, alla sicurezza e alla ricerca di errori. Non vengono collegate ad altri dati né utilizzate per analizzare il Suo comportamento. Conservazione dei log del server: [Da completare prima della pubblicazione: Aufbewahrungsdauer der Webserver-Logs (technisch zu bestätigen, Vorschlag höchstens 30 Tage)].
Il sito web non utilizza cookie, né strumenti di analisi o di tracciamento. Caratteri tipografici, immagini e tutte le altre risorse sono forniti dal nostro server; durante la visita del sito web non vengono trasmessi dati a terzi. Per la scelta della lingua il Suo browser memorizza al massimo un'impostazione locale (sezione 6).
4.2 Modulo di contatto
Quando ci invia una richiesta tramite il modulo di contatto, trattiamo le informazioni da Lei inserite: nome, indirizzo e-mail, facoltativamente numero di telefono e azienda, l'argomento scelto (ad esempio assicurazioni, imposte, previdenza, trasferimento in Svizzera, frontalieri, aziende), il Suo messaggio, la lingua scelta nonché il momento e la versione del Suo consenso a essere contattato. La preghiamo di non inserire nel campo del messaggio informazioni sulla salute o informazioni su terzi; tali dettagli li discutiamo con Lei nel colloquio personale o nel portale clienti protetto.
Scopo: risposta alla Sua richiesta e assegnazione a una consulente o a un consulente competente. Accesso: consulente competente, direzione del team e amministrazione. Conservazione: le richieste non seguite da una consulenza vengono cancellate dopo 6 mesi; se la richiesta dà luogo a un rapporto di consulenza, le informazioni vengono trasferite nel Suo dossier cliente.
Protezione contro gli abusi: il modulo contiene un campo di controllo invisibile che riconosce gli inserimenti automatizzati senza trasmettere dati a terzi.
Sezione opzionale: Cloudflare Turnstile – nur falls der Spamschutz Turnstile aktiviert wird
Inoltre, sulla pagina di contatto utilizziamo la protezione antispam Cloudflare Turnstile di Cloudflare, Inc. (USA). Turnstile verifica se una richiesta proviene da una persona e a tale scopo tratta caratteristiche tecniche del Suo browser e il Suo indirizzo IP. In tale contesto i dati possono essere trasferiti negli USA (sezione 8). La base è il nostro interesse legittimo a proteggere il modulo dagli abusi. Turnstile viene caricato soltanto sulla pagina di contatto. [Da completare prima della pubblicazione: Garantie für die Übermittlung an Cloudflare, Inc. (z. B. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln) – juristisch prüfen]
4.3 Registrazione e conto nel portale clienti
Per l'apertura di un conto raccogliamo il Suo indirizzo e-mail, una password da Lei scelta (memorizzata soltanto come hash crittografico) e la Sua lingua preferita. Le inviamo un'e-mail per confermare il Suo indirizzo; soltanto dopo la conferma viene creato il Suo dossier cliente e la nostra amministrazione viene informata della nuova registrazione (senza nome, soltanto con il Suo numero di cliente). Al momento del login trattiamo il momento dell'accesso e i dati tecnici della sessione per proteggere il Suo conto.
Scopo: accesso al portale clienti, protezione del Suo conto. Conservazione: fino alla cancellazione del conto; log di accesso 12 mesi.
Sezione opzionale: Login mit Google – nur falls der Google-Login beibehalten wird (Entscheid offen, Empfehlung: abschalten)
In alternativa può accedere con il Suo conto Google. In questo caso Google LLC (USA) o Google Ireland Ltd. (Irlanda) riceve l'informazione che Lei accede al nostro portale, e noi riceviamo da Google il Suo indirizzo e-mail e la conferma che il conto Le appartiene. Non riprendiamo automaticamente il Suo nome da Google; lo inserisce Lei stesso nel portale. L'utilizzo del login con Google è facoltativo; può utilizzare invece una password. Per il trattamento da parte di Google si applica la dichiarazione sulla protezione dei dati di Google. [Da completare prima della pubblicazione: Garantie für die Übermittlung an Google (z. B. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln) – juristisch prüfen]
4.4 Onboarding e profilo cliente
Affinché possiamo consigliarLa e assegnarLe la consulente o il consulente adatto, Lei inserisce nel portale clienti informazioni sulla Sua persona e sulla Sua situazione. Chiediamo soltanto ciò che è necessario per la consulenza:
- Identità e contatto: nome, cognome, data di nascita, facoltativamente sesso, indirizzo, Cantone, Paese, telefono, e-mail di contatto, lingua preferita e canale di contatto preferito.
- Situazione di vita: nazionalità, statuto di soggiorno (ad esempio cittadinanza svizzera, permesso B, C o G), stato civile, numero di figli.
- Professione e finanze: tipo di attività lucrativa, datore di lavoro, professione, facoltativamente reddito (soltanto se necessario per questioni fiscali o previdenziali).
- Richiesta: prestazioni desiderate, descrizione della Sua richiesta, urgenza, tipo di cliente (privato o azienda).
Nel loro insieme queste informazioni forniscono un quadro della Sua situazione personale e finanziaria. Lo utilizziamo esclusivamente per la Sua consulenza personale da parte di persone; non ha luogo alcuna valutazione automatizzata (sezione 12). Lei può omettere le informazioni facoltative e rettificare le Sue indicazioni nel portale in qualsiasi momento.
Scopo: preparazione e svolgimento della consulenza, assegnazione della consulente o del consulente competente. Base giuridica: contratto; per le informazioni degne di particolare protezione il Suo consenso esplicito. Accesso: la Sua consulente o il Suo consulente competente, la relativa sostituzione, la direzione del team competente e l'amministrazione. Conservazione: durata del rapporto di consulenza e successivamente [Da completare prima della pubblicazione: gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Vorschlag: 10 Jahre nach Ende des Mandats, Art. 958f OR)].
4.5 Consulenza e gestione delle pratiche (CRM)
I nostri collaboratori gestiscono per le Sue richieste delle pratiche (ad esempio dichiarazione fiscale, cambio di assicurazione, consulenza previdenziale, trasferimento in Svizzera), compiti con scadenze e annotazioni. Le annotazioni interne e le note di verifica non sono visibili nel portale, ma fanno parte dei Suoi dati personali e rientrano nel diritto di accesso, salvo eccezioni legali (art. 26 LPD). Ogni assegnazione a una consulente o a un consulente viene registrata con momento e motivazione.
La Sua consulente o il Suo consulente vede soltanto le clienti e i clienti che le o gli sono assegnati o per i quali sussiste una sostituzione. Le direzioni dei team vedono inoltre le clienti e i clienti del proprio team. Soltanto l'amministrazione ha accesso a tutti i dossier.
Scopo: fornitura della prestazione di consulenza, organizzazione e garanzia della qualità. Base giuridica: contratto. Conservazione: come il profilo cliente (sezione 4.4).
4.6 Documenti
Nel portale clienti Lei può caricare documenti, ad esempio certificati di salario, documenti fiscali, polizze assicurative, permessi di soggiorno, documenti bancari e contrattuali. Per ogni documento memorizziamo categoria, nome visualizzato, tipo di file, dimensione, momento, stato ed eventuali osservazioni o richieste di chiarimento.
Dati degni di particolare protezione: i documenti assicurativi, in particolare quelli dell'assicurazione malattie, possono contenere informazioni sulla Sua salute. Trattiamo tali documenti soltanto con il Suo consenso esplicito, che raccogliamo prima del primo caricamento, e soltanto nella misura necessaria alla Sua consulenza. Lei decide autonomamente quali documenti caricare. La preghiamo di non caricare documenti di terzi senza il loro accordo.
Sicurezza: i documenti vengono trasmessi in forma cifrata e depositati in uno spazio di memoria non pubblico. L'accesso avviene tramite link personali a validità limitata nel tempo; ogni consultazione di un documento da parte dei collaboratori viene registrata (sezione 4.10). I nomi dei file e i contenuti dei documenti non compaiono in e-mail o notifiche.
Conservazione: i documenti che Lei stesso cancella nel portale vengono rimossi immediatamente (dalle copie di sicurezza entro circa 6 mesi, sezione 4.11), salvo obblighi legali di conservazione. Per il resto si applica il termine del dossier cliente (sezione 4.4).
4.7 Panoramica delle assicurazioni
Lei può registrare nel portale le Sue assicurazioni esistenti o farle registrare da noi: categoria (ad esempio cassa malati, assicurazione complementare, economia domestica, responsabilità civile, vita, previdenza), assicuratore, prodotto, numero di polizza, premi, durata, termine di disdetta, franchigia, copertura e osservazioni. Le informazioni sul modello di cassa malati e sulle assicurazioni complementari possono consentire deduzioni sulla Sua salute e vengono pertanto trattate come dati degni di particolare protezione (consenso esplicito, sezione 4.6).
Scopo: panoramica, confronto e ottimizzazione della Sua copertura assicurativa nell'ambito della consulenza. Conservazione: come il dossier cliente.
4.8 Messaggi tra Lei e la Sua consulente o il Suo consulente
Nel portale Lei può scrivere messaggi alla Sua consulente o al Suo consulente e allegare file. I messaggi vengono recapitati alla Sua consulente o al Suo consulente, in caso di assenza alla sostituzione; l'amministrazione può leggerli se necessario (ad esempio in caso di assenza o per la garanzia della qualità). I messaggi vengono memorizzati inalterati, affinché la cronologia resti tracciabile. Non è in uso alcun assistente basato sull'intelligenza artificiale; i Suoi messaggi non vengono trasmessi a fornitori di intelligenza artificiale. Per le informazioni sulla salute La preghiamo di utilizzare, ove possibile, la funzione documenti o il colloquio personale.
Scopo: comunicazione nell'ambito del rapporto di consulenza. Conservazione: come il dossier cliente.
4.9 Notifiche ed e-mail
Il portale informa Lei e i nostri collaboratori su determinati eventi, ad esempio un nuovo messaggio, una richiesta di chiarimento relativa a un documento, l'assegnazione di una consulente o di un consulente oppure un promemoria su punti aperti. Le notifiche non contengono contenuti né nomi, ma soltanto il tipo di evento, il Suo numero di cliente e un link al portale. Inviamo le e-mail tramite [Da completare prima della pubblicazione: Name, Firma und Land des E-Mail-Versanddienstes (Vorschlag: Infomaniak Network SA, Schweiz)]; questo servizio riceve il Suo indirizzo e-mail e il contenuto del messaggio (numero di cliente, tipo di evento, link).
Scopo: esercizio del portale, informazione sullo stato delle Sue richieste, controllo delle scadenze. Conservazione: notifiche lette 90 giorni, notifiche non lette al massimo 12 mesi; le e-mail inviate vengono gestite nel sistema soltanto con lo stato di recapito.
Sezione opzionale: Newsletter und Marketing – nur falls Newsletter oder Marketing-Mails geplant sind
Con il Suo consenso separato Le inviamo informazioni sulle nostre prestazioni e sulle novità nei settori assicurazioni, imposte e previdenza. Può revocare questo consenso in qualsiasi momento, ad esempio tramite il link di disiscrizione presente in ogni e-mail o nel portale. [Da completare prima della pubblicazione: Versanddienst für Newsletter, Land und Vertrag]
4.10 Registrazione delle attività (protocolli di sicurezza e di prova)
Per la sicurezza dei Suoi dati e per la tracciabilità registriamo chi ha effettuato quando quale modifica ai Suoi dati (ad esempio creazione, modifica, assegnazione, archiviazione) e quando i collaboratori hanno consultato il Suo dossier, i Suoi documenti o i Suoi messaggi. Il protocollo contiene il momento, la persona che ha agito, il tipo di operazione e i record di dati interessati, ma nessun contenuto (nessun nome, indirizzo, importo o testo). Il protocollo non può essere modificato o cancellato a posteriori ed è accessibile soltanto all'amministrazione. Il Suo accesso ai Suoi dati non viene registrato.
Base giuridica: obbligo legale di registrazione in caso di dati degni di particolare protezione (art. 4 OPDa) e nostro interesse legittimo alla sicurezza. Conservazione: almeno 12 mesi, [Da completare prima della pubblicazione: Aufbewahrungsdauer der Protokolle über 12 Monate hinaus (Vorschlag: 24 Monate)].
4.11 Copie di sicurezza (backup)
Dell'intera banca dati e di tutti i documenti creiamo copie di sicurezza più volte al giorno. Le copie vengono cifrate già prima della trasmissione e depositate presso un fornitore di spazio di memoria nei Paesi Bassi (sezione 7); il fornitore non può leggerne i contenuti. Le copie di sicurezza vengono conservate in modo scalare e sovrascritte al più tardi dopo circa 6 mesi. I dati cancellati possono pertanto rimanere nelle copie di sicurezza fino a circa 6 mesi; lì non vengono trattati attivamente e sono utilizzati soltanto per un ripristino in caso di emergenza. La possibilità di ripristino viene verificata regolarmente in modo automatico.
Base giuridica: interesse legittimo alla disponibilità e all'integrità dei dati; obbligo legale di sicurezza dei dati (art. 8 LPD).
4.12 Consensi
I Suoi consensi (ad esempio al trattamento di dati degni di particolare protezione, al contatto, alla comunicazione ad assicuratori o partner) vengono memorizzati con tipo, momento, versione del testo di riferimento e canale (portale, colloquio di consulenza). Una revoca viene registrata come voce separata; la voce originaria resta conservata come prova.
Scopo: prova del consenso (obbligo di rendicontazione). Conservazione: come il dossier cliente.
4.13 Trasferimento dei dati dalla piattaforma precedente
Le clienti e i clienti esistenti, i cui dossier erano gestiti sulla nostra piattaforma precedente, vengono trasferiti una sola volta nel nuovo sistema. In tale contesto riprendiamo soltanto i dati di clienti effettivi e soltanto i campi ancora necessari; le informazioni non più necessarie non vengono trasferite. Dopo il trasferimento i dati sulla piattaforma precedente vengono cancellati e la cancellazione viene confermata per iscritto dal fornitore precedente. [Da completare prima della pubblicazione: Datum der Übernahme und der Löschbestätigung]
4.14 Collaboratori e candidati
Trattiamo le informazioni sui nostri collaboratori (nome, contatto professionale, funzione, team, qualifiche, reperibilità) per l'organizzazione della consulenza e Le mostriamo soltanto le informazioni relative alla Sua consulente o al Suo consulente competente (nome, funzione, contatto professionale, specializzazioni, lingue, eventuale fotografia). I dati interni del personale sono accessibili soltanto all'amministrazione e alla persona interessata.
5. Nessun trattamento mediante intelligenza artificiale
Nella consulenza, nel portale clienti e nel CRM non impieghiamo alcun servizio di intelligenza artificiale. Le Sue informazioni, i Suoi documenti e i Suoi messaggi non vengono trasmessi a fornitori di intelligenza artificiale. Qualora in futuro introducessimo un servizio basato sull'intelligenza artificiale, La informeremo preventivamente nella presente dichiarazione e, ove necessario, raccoglieremo il Suo consenso.
6. Cookie e memoria locale
Il nostro sito web non utilizza cookie. Il portale clienti utilizza la memoria locale del Suo browser (Local Storage) esclusivamente per scopi tecnicamente necessari: il mantenimento della Sua sessione di accesso (token di sessione) e la Sua impostazione della lingua. Queste informazioni rimangono nel Suo browser, non vengono utilizzate per il tracciamento e vengono rimosse con la disconnessione o con la cancellazione dei dati del browser. Un banner di consenso non è pertanto necessario.
7. Destinatari e responsabili del trattamento su mandato
All'interno della nostra impresa hanno accesso ai Suoi dati soltanto le persone che ne hanno bisogno per il loro compito (sezione 4.5). Per l'esercizio della piattaforma ricorriamo a fornitori di servizi che trattano dati personali su nostro mandato e secondo le nostre istruzioni (responsabili del trattamento su mandato, art. 9 LPD / art. 28 RGPD). Con essi sono stati conclusi contratti di trattamento su mandato.
| Fornitore | Compito | Dati | Ubicazione |
|---|---|---|---|
| Infinity Media, [Da completare prima della pubblicazione: Rechtsform und Adresse von Infinity Media] | sviluppo, esercizio e manutenzione della piattaforma | tutti i dati della piattaforma (accesso soltanto per esercizio e supporto) | Svizzera |
| Hetzner Online GmbH | server per banca dati, documenti e applicazione | tutti i dati della piattaforma | Falkenstein, Germania |
| Backblaze Inc. (regione UE) | memorizzazione delle copie di sicurezza cifrate | tutti i dati, esclusivamente cifrati; il fornitore non ha accesso ai contenuti | Amsterdam, Paesi Bassi |
| [Da completare prima della pubblicazione: E-Mail-Versanddienst (Vorschlag: Infomaniak Network SA)] | invio di e-mail di login e notifiche | indirizzo e-mail, numero di cliente, link | [Da completare prima della pubblicazione: Land des E-Mail-Versanddienstes] |
Sezione opzionale: Zusätzliche Dienstleister – nur falls Google-Login oder Cloudflare Turnstile aktiviert werden
| Fornitore | Compito | Dati | Ubicazione |
|---|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | login con Google (facoltativo) | indirizzo e-mail, evento di login | Irlanda / USA |
| Cloudflare, Inc. | protezione antispam Turnstile sulla pagina di contatto | caratteristiche tecniche del browser, indirizzo IP | USA / UE |
Altri destinatari: nell'ambito della Sua consulenza comunichiamo i Suoi dati a terzi soltanto con il Suo consenso o su Sua istruzione, ad esempio a compagnie di assicurazione per offerte e proposte, alle autorità fiscali per l'inoltro della Sua dichiarazione fiscale oppure a [Da completare prima della pubblicazione: weitere Dienstleister, die Kundendaten erhalten (z. B. Partner für Steuerberatung, Buchhaltung, Telefonie) gemäss Fragebogen D]. Questi destinatari sono responsabili in proprio per il loro trattamento. Comunichiamo dati ad autorità o tribunali soltanto se vi siamo legalmente obbligati.
Servizi tecnici senza accesso a dati personali: Cloudflare, Inc. (risoluzione dei nomi dei domini), Let's Encrypt (rilascio di certificati TLS per i nostri nomi di dominio).
8. Comunicazione all'estero
I Suoi dati vengono memorizzati e trattati su server in Germania; le copie di sicurezza cifrate si trovano nei Paesi Bassi. Entrambi gli Stati dispongono di una protezione dei dati adeguata ai sensi dell'art. 16 cpv. 1 LPD (allegato 1 OPDa). Attualmente non ha luogo alcuna memorizzazione in Svizzera.
Una comunicazione verso Stati privi di una protezione dei dati adeguata, in particolare verso gli USA, avviene soltanto nei casi facoltativi contrassegnati (login con Google, protezione antispam Cloudflare Turnstile) e soltanto con garanzie appropriate, che indichiamo nella sezione 4 per ciascun caso. Il nostro fornitore di servizi di esercizio Infinity Media ha sede in Svizzera.
9. Conservazione e cancellazione
Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo necessario allo scopo rispettivo o richiesto da obblighi legali di conservazione. Successivamente i dati vengono cancellati o anonimizzati.
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dossier cliente (profilo, pratiche, compiti, annotazioni, documenti, assicurazioni, messaggi, consensi) | durata del rapporto di consulenza e successivamente [Da completare prima della pubblicazione: gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Vorschlag: 10 Jahre nach Ende des Mandats, Art. 958f OR)]; poi cancellazione |
| Documenti cancellati dal cliente nel portale | immediatamente, salvo obblighi di conservazione |
| Richieste di contatto senza rapporto di consulenza | 6 mesi |
| Notifiche nel portale | 90 giorni dopo la lettura, al massimo 12 mesi |
| Log di accesso | 12 mesi |
| Protocolli di sicurezza e di prova | almeno 12 mesi, [Da completare prima della pubblicazione: Aufbewahrungsdauer der Protokolle über 12 Monate hinaus (Vorschlag: 24 Monate)] |
| Copie di sicurezza (cifrate) | scalare, sovrascritte al più tardi dopo circa 6 mesi |
| Log del server web | [Da completare prima della pubblicazione: Aufbewahrungsdauer der Webserver-Logs (technisch zu bestätigen, Vorschlag höchstens 30 Tage)] |
Alla fine di un rapporto di consulenza il Suo dossier viene archiviato. Fino alla scadenza del termine di conservazione Lei mantiene l'accesso in lettura ai Suoi dati nel portale, ma non può più apportare modifiche; le nostre consulenti e i nostri consulenti non hanno più accesso ai dossier archiviati. Alla scadenza del termine i dati vengono cancellati.
10. Sicurezza dei dati
Proteggiamo i Suoi dati con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:
- trasmissione cifrata di tutti i dati (TLS) tra il Suo dispositivo e i nostri sistemi,
- regole di accesso direttamente nella banca dati secondo il principio «nessun accesso per impostazione predefinita»: ogni riga è visibile soltanto alle persone che ne hanno bisogno per il loro compito; le regole sono verificate con oltre 1'000 test automatizzati,
- separazione delle annotazioni interne e dei dati del personale dai dati che Lei vede nel portale,
- registrazione delle modifiche e degli accessi in lettura dei collaboratori, non modificabile a posteriori (sezione 4.10),
- gli accessi amministrativi alla banca dati non sono raggiungibili pubblicamente e sono utilizzabili soltanto tramite connessioni protette per l'esercizio,
- copie di sicurezza cifrate lato client più volte al giorno con test automatico di ripristino settimanale,
- minimizzazione dei dati: notifiche ed e-mail non contengono nomi, nomi di file o contenuti; i campi non necessari non vengono raccolti,
- le password vengono memorizzate soltanto come hash; i conti vengono attivati soltanto dopo la conferma dell'indirizzo e-mail; i conti disattivati perdono immediatamente ogni accesso,
- obbligo contrattuale di riservatezza per i nostri collaboratori e fornitori di servizi; formazione delle consulenti e dei consulenti nella gestione di informazioni sensibili.
Nonostante tutte le misure, nessuna trasmissione di dati via Internet può essere protetta completamente dall'accesso di terzi. La preghiamo di proteggere la Sua password e di disconnettersi dopo l'utilizzo, in particolare su dispositivi condivisi. La informeremo e, ove necessario, informeremo l'autorità di vigilanza qualora una violazione della sicurezza dei dati comporti presumibilmente un rischio elevato per Lei (art. 24 LPD, art. 33 e 34 RGPD).
11. I Suoi diritti
Nell'ambito del diritto applicabile in materia di protezione dei dati Lei dispone dei seguenti diritti:
- Accesso (art. 25 LPD, art. 15 RGPD): può sapere se e quali dati personali trattiamo su di Lei, per quale scopo, per quanto tempo, da dove provengono e a chi li comunichiamo.
- Rettifica (art. 32 LPD, art. 16 RGPD): può far rettificare le informazioni inesatte; le informazioni del Suo profilo può adeguarle Lei stesso nel portale.
- Cancellazione (art. 32 LPD, art. 17 RGPD): può chiedere la cancellazione dei Suoi dati, salvo obblighi legali di conservazione. I documenti può cancellarli Lei stesso nel portale.
- Consegna e trasmissione (art. 28 LPD, art. 20 RGPD): può ricevere i dati che ci ha comunicato in un formato elettronico di uso comune o farli trasmettere a un altro soggetto.
- Revoca dei consensi: in qualsiasi momento con effetto per il futuro; la liceità del trattamento effettuato fino a quel momento resta impregiudicata.
- Opposizione e limitazione (art. 30 cpv. 2 lett. b LPD, art. 18 e 21 RGPD): può opporsi a un trattamento o chiederne la limitazione, se sono soddisfatte le condizioni legali.
Per esercitare i Suoi diritti si rivolga a [Da completare prima della pubblicazione: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]. Se disponibile, può avviare l'esportazione dei dati e la richiesta di cancellazione anche direttamente nel portale clienti alla voce «I miei dati». Per proteggere i Suoi dati dobbiamo verificare la Sua identità e possiamo richiedere a tale scopo ulteriori informazioni. Rispondiamo di regola entro 30 giorni; l'esercizio dei Suoi diritti è in linea di principio gratuito.
Reclamo: può rivolgersi in qualsiasi momento all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, www.edoeb.admin.ch. Se ha il domicilio in uno Stato membro dell'UE, può inoltre presentare reclamo all'autorità di controllo per la protezione dei dati del Suo Stato di domicilio.
12. Nessuna decisione individuale automatizzata
Non prendiamo decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato che comportino per Lei conseguenze giuridiche o pregiudizi rilevanti (art. 21 LPD, art. 22 RGPD). Le raccomandazioni e le decisioni relative alla Sua consulenza sono prese personalmente dalle nostre consulenti e dai nostri consulenti. I promemoria e gli avvisi di scadenza nel portale vengono generati automaticamente, ma non hanno conseguenze giuridiche per Lei.
13. Modifiche della presente dichiarazione
Possiamo adeguare la presente dichiarazione sulla protezione dei dati qualora cambino i nostri trattamenti o i requisiti legali. Fa stato la versione pubblicata di volta in volta nel portale e sul sito web. Ogni versione reca una data di versione; i consensi che Lei rilascia si riferiscono alla versione valida in quel momento e vengono registrati con la relativa data di versione. In caso di modifiche sostanziali informiamo le clienti e i clienti registrati nel portale.
| Versione | Modifica |
|---|---|
| [Da completare prima della pubblicazione: Versionsdatum der freigegebenen Fassung (JJJJ-MM-TT, identisch mit text_version der Einwilligungen)] | Prima versione (bozza del 04.10.2026, verificata giuridicamente il [Da completare prima della pubblicazione: Datum der juristischen Freigabe]) |